Do czego może służyć wysyłanie maili w Enterprise Architect?

Enterprise Architect od wersji 9.0 wraz z wieloma innymi nowinkami został wyposażony w funkcjonalność usprawniającą komunikację między członkami zespołu projektowego. Funkcja ta została nazwana Internal Mail i polega w skrócie na możliwości wymiany korespondencji mailowej między użytkownikami modelu.
Można odnieść pierwsze wrażenie, że to niepotrzebne wymyślanie koła na nowo. Przecież zespół projektowy na ogół i tak korzysta z jakiegoś systemu pocztowego.
No dobrze, ale przyjrzyjmy się tej funkcjonalności bliżej.


Korzystanie z Internal Mail możliwe jest tylko w przypadku:
- włączonego modułu Security,
a zatem dostępne jest, gdy korzystamy z edycji Corporate, Business and Software Engineering lub Ultimate.
Wysyłana korespondencja krąży tylko pomiędzy użytkownikami programu Enterprise Architect, brak jest możliwości skonfigurowania programu tak, aby mógł korzystać z jakiegokolwiek zewnętrznego serwera pocztowego. Zatem, aby odebrać maila konieczne jest uruchomienie programu Enterprise Architect i zalogowanie się do współdzielonego modelu.

Po poprawnym zalogowaniu się do modelu program sprawdza, czy w skrzynce odbiorczej użytkownika znajduje się jakaś nieprzeczytana wiadomość. Jeśli zostanie znaleziona, wówczas w prawym dolnym rogu ekranu (w obszarze powiadomień) pojawia się notyfikacja. Powiadomienie takie pojawia się również podczas pracy z programem po kilkunastu sekundach od wysłania maila.

Kliknięcie na informacji "1 new message(s)" powoduje otwarcie okna Personal Information na zakładce Model Mail. Zawartość tej zakładki to nic innego jak Skrzynka Odbiorcza użytkownika modelu. W oknie tym zlokalizowana jest również zakładka Sent Items zawierająca listę wysłanych wiadomości.
Okno Personal Information można otworzyć niezależnie korzystając z menu: View --> Personal Information.

Poniższy zrzut ekranu prezentuje przykładowy widok zawartości skrzynki odbiorczej.

Korzystanie z funkcjonalności poczty elektronicznej w modelu jest intuicyjne i nie wymaga żadnego przeszkolenia. Możliwe jest:

• odczytywanie wiadomości od innych członków zespołu projektowego,
• odpowiadanie na otrzymane wiadomości i przesyłanie ich dalej do większej grupy odbiorców,
• tworzenie nowej wiadomości,
• usuwanie wiadomości wysłanych i otrzymanych.

Wiadomości możemy wysyłać do poszczególnych osób lub do całych grup zgodnie z zdefiniowanymi nazwami użytkowników i grup w module Security. Dodatkowo wiadomości mogą być oznaczane flagami, których znaczenie można zdefiniować w projektowych zasadach korzystania z modelu.
Okno z zawartością wiadomości wygląda tak, jak na poniższym zrzucie:

No dobrze, ale czy funkcjonalność Internal Mail posiada jakieś zalety w stosunku do klasycznych systemów mailowych? Czy warto z tego korzystać?
Pracując w zespole projektowym zazwyczaj każdy wysyła i odbiera wiele maili, skrzynka pocztowa szybko puchnie, a odnalezienie jakiejś konkretnej wiadomości sprzed kilku tygodni czy miesięcy nastręcza nieco trudności. Wykorzystanie Internal Mail może mieć sens, gdy widzimy potrzebę "odsiania" wiadomości dotyczących prac projektowych w kontekście modelu od innych wiadomości.
Wraz z Internal Mail można równocześnie korzystać z funkcjonalności Team Review (patrz również: Co to jest Team Review?) w taki sposób, że w sprawie bieżących problemów korzystamy z maili, zaś wszelkie wskazówki, instrukcje, czy ustalenia projektowe publikujemy w formie artykułów w forum dyskusyjnym Team Review.
Najważniejszą zaletą korespondencji w ramach modelu jest jednak możliwość umieszczania linków (hiperłączy) do wybranych treści w modelu. Wielokrotnie sam wysyłałem klasyczne maile dotyczące na przykład konkretnego diagramu, czy pakietu, a w treści musiałem ręcznie opisywać miejsce położenia w hierarchii pakietów.
Zamiast tego można skorzystać z przycisku Insert Quick Link (na ekranie edycji wiadomości) lub przycisk Hyperlink (zlokalizowanego poniżej) do wstawienia odpowiednio aktualnie otwartego lub zaznaczonego diagramu lub pakietu albo linka do:

• konkretnego atrybutu elementu,
• polecenia Enterprise Architect,
• konkretnego elementu,
• pliku zewnętrznego w systemie plików,
• strony pomocy Enterprise Architect,
• definicji Matrix Relationship,
• konkretnego pakietu,
• definicji wyszukiwania (search),
• artykułu bądź kategorii w Team Review,
• dowolnej strony WWW, np. projektowego Sharepointa.

Zatem podsumowując: wysyłanie maili może być przydatne dla zespołu projektowego w sytuacji, gdy:

• zależy nam na łatwym dostępie do informacji istotnych w kontekście modelu EA,
• gdy chcemy przesłać komuś link do konkretnego fragmentu treści w modelu, np. diagramu lub pakietu.

W pozostałych przypadkach lepszym rozwiązaniem jest poleganie na innych metodach komunikacji, które do tej pory sprawdzały się w pracach projektowych.